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Kategorie: Grüne Gase
SEPA-Migration im Unternehmen vorbereiten
Die msu solutions GmbH mit Sitz in Halle, Rheine und Erfurt ist einer der führenden Anbieter von kaufmännischen Branchenlösungen für die Wasserwirtschaft. Bereits mehr als 100 Zweckverbände, kommunale und kommunalnahe Unternehmen im gesamten Bundesgebiet setzen mittlerweile auf die kreativen IT-Lösungen. Jährlich mehr als zwei Millionen Abrechnungen und Gebührenbescheide erhalten Haushalts- und Gewerbekunden auf Grundlage der modernen und zukunftsfähigen Software. Wir sprachen mit dem Geschäftsführenden Gesellschafter Bodo Ruppach, warum sich Unternehmen auch aus dem Wasserbereich mit der Einführung gesetzlicher Regelungen wie Single Euro Payment Area (SEPA) und daraus abgeleiteten Anforderungen vertraut machen sollten.
- Foto: msu solutions GmbH
- Alles auf einen Blick — die rollenbasierte Benutzeroberfläche von Microsoft DynamicsTM NAV, Quelle: msu solutions GmbH
Herr Ruppach, warum raten Sie Ihren Kunden, die Einführung von SEPA konzentriert anzugehen?
Der Termin zur Umstellung der Lastschrift auf SEPA rückt immer näher. Deshalb ist es jetzt erforderlich ein Projekt aufsetzen, um die vorgegebenen Umsetzungstermine 2013/2014 zu halten. Mit der Einführung von SEPA sollen einheitliche Standards für europäische Überweisungen, Lastschriften sowie Kartenzahlungen eingeführt werden. Bargeldlose Zahlungen sollen damit europaweit so einfach, sicher und effizient getätigt werden wie bereits die heutigen Inlandszahlungen. Stichtag für SEPA-Mandatsverfahren ist der 01.02.2014, danach ist die Anwendung von nationalen Lastschrifteinzugsverfahren nicht mehr möglich.
Welche Vorteile sieht der Gesetzgeber mit der SEPA-Einführung?
Wesentlicher Vorteil sind eine bessere Liquiditätssteuerung und Effizienzgewinne. Ebenso eine Verbesserung der Kontoabstimmung durch Wegfall der Formatvielfalt und Nutzung eines einheitlichen Datenformats sowie einheitliche, klare Rückgaberegeln. Das SEPA-Zahlverfahren kann für inländische und grenzüberschreitende Zahlungen genutzt werden. Und das Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift erlaubt eine taggenaue Liquiditätsplanung und -steuerung. Effizienzgewinne werden insbesondere für europaweit tätige Unternehmen durch EUweit vereinheitlichte Prozesse und einheitlichen Rechtsrahmen eintreten. Bei international tätigen Unternehmen kann die oft notwendige Kontoführung in verschiedenen EU-Ländern entfallen. Der gesamte Euro-Zahlungsverkehr kann zentral über das Firmenkonto der Geschäftsbank abgewickelt werden. Das spart Zeit und Kosten.
Worauf sollten sich Unternehmen der Wasserwirtschaft bereits heute einstellen?
Zu beachten sind sicher die Konsequenzen und Fallstricke der SEPA-Umstellung. Dies betrifft im Hinblick auf die Auswirkungen im Unternehmen die SEPA-Überweisung und das SEPA-Lastschriftmandat, aber auch die Konsequenzen für Kundenkommunikation und Vertrieb.
Aus unserer Sicht scheint es notwendig, die Ziele der SEPA und den Fahrplan der Umstellung im Unternehmen transparent zu implementieren. Ich will nur einige Fragestellungen herausgreifen, in denen sich die Komplexität des Einführungsprozesses aber auch das Veränderungsniveau zeigen.
- Was passiert, wenn alle Kunden ein neues Lastschriftmandat erteilen müssen?
- Wie viele Rückfragen wird es geben, denn wer kennt SEPA?
- Wie ändern sich die Konditionen für Kunden und Wasserversorgungsunternehmen?
- Wie gut werden die neuen IT-Systeme und die Abläufe bei SEPA-Lastschriften funktionieren?
- Wie viele Beschwerden und Fehler wird es geben?
Diese und weitere Fragen stehen jetzt vor den Verantwortlichen für Abrechnung und Vertrieb in den Unternehmen. Für den gesamten Prozess ist eine technische Lösung gefordert, die dem Bearbeiter im Unternehmen eine überschaubare und leicht zu handhabende Software zur Seite stellt. Gerade durch die zumeist mittelständischen Strukturen der Betriebe im Wasserfach sind kaufmännische ITLösungen gefragt, die mit geringstem Aufwand eingeführt werden und einfach anzuwenden sind.
Welche Veränderungen bringt die SEPA-Migration im Unternehmen?
In Abhängigkeit von Unternehmensgröße und Tätigkeitsfeld werden insbesondere Leistungskategorien wie Rechnungsstellung (hier IBAN/BIC-Angabe, Zahlungsbedingungen, Formulare, Mandate oder Verträge), Buchhaltung (hier Kontoabstimmung, Erfassung IBAN und Aktualisierung der Datenbanken), Nachforschungen (z. B. Kundenanfragen) und Treasury (Liquiditätsmanagement und Bankbeziehungen) zu Veränderungen in den Abläufen führen. Betroffene Abteilungen, wie Vertrieb und Einkauf sollten sich auf die Information der Geschäftspartner vorbereiten. Gegebenfalls sind neue Verträge, Mandate und Formulare erforderlich. Im Bereich Kundenservice kann es SEPA-spezifische Kundenanfragen geben. Für die Personalabteilung steht die Umstellung der Gehaltskonten an und die Rechtsabteilung wird sich insbesondere bei Lastschriften mit Mandatsneuerungen vertraut machen müssen. Das Ganze ist ein wirklich komplexer Prozess.
Herr Ruppach, Ihr Unternehmen ist mit dem Produkt msu.Wasser|Abwasser auf dem Markt gerade von mittelständischen Unternehmen nachgefragt. Was macht den Anwendernutzen dieses Angebotes aus?
Wir entwickeln mit einem hochqualifizierten Team aus lT-Spezialisten, Ingenieuren, Wirtschafts- und Finanzexperten für jeden Kunden und jeden Einsatz eine maßgeschneiderte und anwenderorientierte Lösung, die von Anfang an einfach und intuitiv richtig zu bedienen ist.
Mit msu.Wasser|Abwasser bieten wir die Flexibilität einer Individuallösung gepaart mit der Sicherheit einer international bewährten ERP-Standardlösung. Die Basis unserer maßgeschneiderten IT-Lösung bildet Microsoft DynamicsTM NAV, eines der weltweit erfolgreichsten ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning) für mittelständische Unternehmen. Darin lassen sich die vom Kunden gewünschten Anforderungen vollumfänglich integrieren. Stammdaten wie Grundstücke, Leistungsobjekte, Abrechnungsdebitoren und Zähler können problemlos importiert werden. Die rollenbasierte Benutzeroberfläche von Microsoft DynamicsTM NAV schafft mehr Ordnung. Der Anwender sieht das, was er wirklich für seine Arbeit braucht. Nur relevante Aufgaben und Informationen sind sichtbar, gemäß der Rollen innerhalb des Unternehmens.
Der Vorteil: Zahlreiche Geschäftsprozesse aus den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung, Verbrauchsabrechnung, Bau- und A u f t r a g s w e s e n , Zähler- und Geräteverwaltung oder dem Controlling lassen sich so in einer einzigen kaufmännischen Plattform individuell vereinen. Die Lösung ist dadurch vielfältig anpassungsfähig und erfüllt alle Anforderungen der Wasser- und Abwasserbranche an Funktionalität, Prozesssicherheit, Übersicht, Geschwindigkeit und Nutzerfreundlichkeit.
www.msu-solutions.de
„Im Mai 2009 hat der Trink- und Abwasserzweckverband Blankenburg und Umgebung seine Software auf die Branchenlösung msu.Wasser|Abwasser umgestellt. Eine richtige Entscheidung. Die Oberfläche ist einfach, übersichtlich und benutzerfreundlich. Einzelne Schrittfolgen sind systematisch nachvollziehbar im Programm ersichtlich und abzuarbeiten. Dank der Individualität dieser Software ist es möglich viele Auswertungen unkompliziert und einfach zu erstellen bzw. zu ergänzen und im Excel weiter zu verarbeiten. Mit dieser Software kann der Verband alle notwendigen Abrechnungen und Buchungen eigenständig durchführen und damit jeglichen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.“
Kerstin Sittka-Knespel, Kaufmännische Leiterin, AZV Blankenburg und Umgebung
