Wenn Kernprozesse, Service und Geschäftsbeziehungen nicht reibungslos laufen, werden bestehende Digitalisierungslücken besonders deutlich. Enterprise Content Management (ECM) kann als Basis für digitale Geschäftsprozesse diese Lücken schließen und ermöglicht ein umfassendes,
digitales Dokumenten- und Informationsmanagement.

Denn ein neues Angebot an digitalen Services für Kunden, kürzere Durchlaufzeiten im Kerngeschäft und mehr Effizienz tragen immer zur Erschließung innovativer Geschäftsmodelle, Kostenersparnis im Kerngeschäft und höherer Kundenbindung bei. Die ersten Schritte bei der Digitalisierung sind häufig schon gemacht. Verträge online abschließen,
Kundenportale einrichten, Zählerstände elektronisch übermitteln – das sind digitale Services, die heute schon für viele Unternehmen selbstverständlich sind. Neben der Digitalisierung von Kernprozessen wie z. B. die Anbindung
von Haushalten an die Fernwärme oder die Abstimmung von Baumaßnehmen mit externen Dienstleistern, besteht zugleich großes Potenzial in der Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen, z. B. für den Posteingang, die digitale Rechnungseingangsverarbeitung undprüfung oder das Personalmanagement.

Covid-19 brachte Themen wie den schnellen Ausbau von Remote Work mit ins Spiel. Unternehmen wollen sogar dauerhaft mehr Arbeitstage im Homeoffice ermöglichen. Das setzt voraus, dass Mitarbeiter von überall aus auf Informationen zu Neuanschlüssen und Instandhaltungsaufträgen, Bauplänen, Kundenaufträgen oder Rechnungen zugreifen, Vorgänge bearbeiten sowie mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern ortsunabhängig zusammenarbeiten
können. Dabei sind eventuelle Compliance-Lücken zu schließen. Wie steht es um die Sicherheit beim Remote- Austausch von Informationen? Ist das Unternehmen in der Lage, Kunden und Partnern bei Compliance-Fragen entsprechende Nachweise zu erbringen? Werden Datenschutzbestimmungen
und gesetzliche Vorgaben eingehalten?

Die Voraussetzung dafür schaffen EVUs durch die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen. Viele Stadtwerke und Versorger setzen dabei schon auf Enterprise Content Management (ECM) und eine einheitliche ECMPlattform wie Doxis4 der SER Group. Denn im Gegensatz zu verschiedenen Dokumentenmanagement-, Archiv- und Workflow-Lösungen, die oft in unterschiedlichen Abteilungen zum Einsatz kommen und Informationssilos begünstigen, lassen sich mit Enterprise Content Management alle Dokumente und Vorgänge einheitlich digital abbilden und bereichsübergreifend steuern.

So sind z. B. Dokumente wie Verträge, Aufmaße und Abnahmeprotokolle
direkt in den jeweiligen Vorgängen ver-fügbar. Statt lange zu suchen, haben Mitarbeiter Informationen sofort in eAkten wie Bau-, Vertrags-, Lieferanten-
oder Kundenakten zur Hand, können Kunden oder Geschäftspartnern umgehend Auskunft geben und Vorgänge schneller bearbeiten. Damit heben sich diese EVUs in Sachen Kundenservice deutlich von Wettbewerbern ab und verfügen über eine strukturierte Übersicht sowie eine sichere Informationsbasis für die geschäftskritischen Informationen in ihrem Unternehmen.

Gleichzeitig stellen die einheitlich abgebildeten Vorgänge sicher, dass alle Service- und Kernprozesse nach gleichbleibenden Qualitätsstandards ablaufen: Automatisierte Workflows leiten Mitarbeiter durch alle Schritte
z. B. von Vergabeverfahren oder Reparaturen, aber auch Vertragsprüfungen oder Rechnungsfreigaben. Durchgängige, nahtlose Prozesse ersparen viel manuellen Aufwand, wenn Daten automatisch übertragen und aktualisiert oder Akten automatisch angelegt werden, wenn ein neuer Datensatz im ERP oder CRM-System erzeugt wird. Informationen aus Drittsystemen sind direkt aus dem Vorgang heraus ohne separaten Systemzugriff verfügbar
und Prozesse werden so nicht unterbrochen. So lassen sich kostspielige Fehler und Doppelarbeit vermeiden, Service- und Kernprozesse gewinnen an Effizienz.

Wie wichtig digitale Dokumente und Arbeitsabläufe sind, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten, zeigen Ausnahmesituationen wie Covid-19 deutlich. Denn Content Collaboration unterstützt interne und externe Nutzer, auf der Grundlage einheitlicher Informationen zusammenzuarbeiten
und Geschäftsprozesse nachvollziehbar zu steuern. Dies stellte sich als zentrale Anforderung des „New Normal“ heraus und wird als ein Schlüsselelement von IT-Modernisierungsstrategien gesehen. Das ist nicht nur beim Übergang zum „New Normal“, sondern auch langfristig sinnvoll für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft.

Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Partnern kann ein virtueller Projekt- bzw. Datenraum des ECM-Systems wie der Doxis4® iRoom® entscheidend verbessern. Hier können Beteiligte Dokumente sicher
austauschen und transparent bearbeiten, Prozesse und Aufgaben effizient organisieren und abstimmen sowie alle Bearbeitungsschritte und Entscheidungen dokumentieren. Gemeinsame Projekte mit Partnern führen beispielsweise dazu, dass Baumaßnahmen elektronisch abgewickelt
oder auch mit anderen Netzwerkgesellschaften Netzanschlussportale entwickelt werden können. Dabei garantiert durchgängiges ECM auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

EVUs können regulierte Prozesse transparent mit ECM abbilden und dokumentieren damit gleichzeitig alle Vorgänge und die damit verbundenen Dokumente lückenlos. Mit ECM können gemäß EU-DSGVO-Vorgaben auch personenbezogene Daten von Kunden nachweisbar geschützt und bei Nachfrage nachweisbar gelöscht werden. Im Falle von Haftungs- und Datenschutzfragen weisen EVUs so jederzeit ihre Compliance nach und verhindern Sanktionen. Dies gilt auch für Datenspeicher.

Eine einheitliche ECM-Lösung für Dokumente, Prozesse und Collaboration hilft EVUs, heute und zukünftig für Herausforderungen gewappnet zu sein und durch das Vorantreiben der digitalen Transformation Kunden und Mitarbeiter mit mehr Services an sich zu binden.

www.sergroup.com

ECM sorgt für einen sicheren, zentralen Informationszugang, transparente Prozesse, automatisierte Workflows und effektive Collaboration-
Lösungen für die Arbeit im Büro sowie im Homeoffice, vor Ort bei Kunden oder auf der Baustelle. ECM bringt Dokumente, Daten und Vorgänge systemübergreifend und kontextbasiert zusammen. ECM erfasst, sammelt, strukturiert, archiviert, findet und verteilt Informationen proaktiv.