Ein Blick zurück zeigt die Ausgangssituation für das Restrukturierungsprojekt. Die RWE Vertrieb AG gründete sich 2009 durch den Zusammenschluss drei regionaler RWE-Vertriebsgesellschaften. Unterschiedliche Vorgeschichten und Systemlandschaften galt es zu harmonisieren und anzupassen. Timo Dietrich, Gesamtverantwortlicher des Projektes verweist in diesem Zusammen hang auf die aus der Systemvielfalt resultierende Komplexität. Dies erschwerte eine kurzfristige Reaktion auf Marktanfor derungen und die Platzierung neuer Produkte.

Hinzu kommt, lange Reak tions zeiten im liberalisierten Energiemarkt – insbesondere für den B2B-Bereich – sind nicht mehr akzeptabel. Als Herausforderung stand auch die drastische Senkung der IT- und Prozesskosten. Gefordert war eine Softwarelösung, die durch umfassende Prozessunterstützung im Kundenmanagement zugleich die Voraussetzung für Kosteneffizienz und höchste Servicequalität schafft. Auch die Mitarbeiterakzep tanz zählte als entscheidendes Einsatz krite rium. Die Aufgabenstellung war zielgenau festgesetzt: In der ersten Projektphase bis zum 1. Oktober 2014 die Pilotinstallation für Neukun denprozesse am Vertriebsstandort Hannover zu entwickeln und „live“ zu setzen.

Matthias Terschüren, Leiter Prozess- und Systemmanagement B2B bei RWE Vertrieb orientierte deshalb auf den Einsatz etablierter Standardsysteme mit ausreichender Flexibilität. Im operativen Vertrieb ist heute Schlagkraft gefragt, steht doch neben der Entwicklung innovativer Produkte auch deren schnelle Markteinführung im Fokus.

Diesem Anspruch wird die Branchenlösung EVI von CURSOR gerecht, sozusagen das CRM für Energie. Eine vielfach bewährte Lösung, mit der die Anwender Standard pro zesse automatisieren, Qualität und Effizienz sichern und benötigte Informationen jederzeit parat haben. EVI optimiert die Schlagkraft bei der Neukundengewinnung, unterstützt Marketingkampagnen und ist Basis für erfolgsbezogenen Kundenservice.

Hervorzuheben ist die Flexibilität in der Anwendung: Anpassungen sind schnell und effizient umzusetzen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird optimal unterstützt. Die Verbindung von CRM und BPM in einem System ermöglicht die einfache Gestaltung und Optimierung von Abläufen. Das reicht von Automatisierung der Standard ab läufe im Tagesgeschäft (beispielsweise der interaktiven Erstellung eines Angebots) bis hin zu komplexen Abläufen über Bereichs-, System- und Unternehmensgrenzen hinweg. Durch die Steuerung interner Prozesse von Vertrieb, Marketing und Kundenservice bis zum Part ner- und Lieferantenmanagement wird somit eine zentrale Plattform für Information, Kommunikation, Systemintegration und Prozessmanagement geschaffen.

Ein solches Restrukturierungsprojekt organisatorisch, finanziell und zeitlich zu realisieren verlangt nach neuen Wegen. Augenmerk wurde deshalb auf die Art der Projek t organisation und das Modell der Zusammenarbeit gelegt, die Projektbearbeitung sollte sich von sonst üblichen IT-Projekten unterscheiden. Man entschied sich für die agile Projektmanagementmethode SCRUM.

Beim SCRUM-Modell erstellt ein »Product Owner« eine priorisierte Anforderungsliste, den »Product Backlog«, und verantwortet auch die fachliche Konzeption. Das jeweilige Projektteam kennzeichnet den Teil der am höchsten priorisierten Anforderungen und entscheidet gemeinsam, wie es diese umsetzt. Für die Bearbeitung steht ein definierter Zeitrahmen zur Verfügung, »Sprint« genannt.

Hier werden im Schnitt zwei bis vier Wochen fixiert. In einem täglichen 15-minütigem Meeting, dem "Daily Scrum" bespricht das Team den Arbeitsfortschritt.

Entscheidend für den Erfolg ist, dass das Projektteam in der gesamten Projektphase priorisiert arbeitet. Die wichtigsten Arbeitsschritte und Maßnahmen werden zum vereinbarten Zeitpunkt umgesetzt und die entstandene Lösung auf ihre Funktions fähigkeit geprüft. So wird agiles Projekt management in Kombination mit der engen Zusammenarbeit aller Beteiligten zum Schlüssel für den erfolgreichen Projektfortschritt.

Zwar bedeutete „SCRUM“ für alle beteiligten Unternehmen Neuland, erwies sich aber nach kurzer Gewöhnungszeit als ideales Arbeitsmodell. Thomas Rühl, Vorstandsvorsitzender der CURSOR Software AG sieht „... den Einsatz der SCRUM-Methodik als eine richtungsweisende Entscheidung, die durch den erzielten Projekt erfolg bestätigt wird”.

Am 26. September 2014 wurde die erste Projektphase vorfristig abgeschlossen. Operativ betreibt die RWE IT GmbH das neue System nun für die verschiedenen Vertriebsstandorte und EVI ist mittlerweile Arbeitsoberfläche und Informationszentrale für die Vertriebsmitarbeiter. Für Achim Südmeier, Vorstand der RWE Vertrieb AG, ist „...dieses Projekt ein Paradebeispiel dafür, wie wir unser Motto ‚VoRWEggehen‘ verstehen und leben.“

Neben der Stammdatenpflege und Aktivitäten sowie Korrespondenzverwaltung gehört das Angebotswesen zu den Kernprozessen im CRM. Die Integration von AnKa-Fix sichert nun die schnelle und zuverlässige Kalkulation von Angeboten. Schnittstellen erlauben bei erfolgreicher Akquisition aus EVI automatisiert Stammdaten in IS-U aufzubauen. Informationen zu Verträgen, Rechnungen, Verbrauchsdaten, Marktkommunikation usw. lassen sich aus SAP automatisiert nach EVI übertragen, damit der Vertrieb jederzeit und unmittelbar auf alle relevanten Kundendaten zugreifen kann.

Die zweite Projektphase sieht vor, den optimierten Vertriebsablauf – mit allen Prozessen und Produkten für alle acht Vertriebsstandorte – in die neue Systemwelt zu integrieren. Hierzu müssen auch rund 250 Anwender geschult werden.

Zusätzlich soll noch eine Im ple men tierung des neuen Vertriebssystems auf die Bereiche Gas und Key Account erfolgen. Finaler Zieltermin ist der 1. Oktober 2015, dann soll das Gesamtprojekt abgeschlossen sein.

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