Viele Unternehmen reagieren auf die durch die CoronaKrise nötig gewordenen schnellen Anpassungen ihrer Geschäftsbeziehungen sowie auf die Umstellung auf mobile Arbeitsszenarien. Verträge für Kunden und Geschäftspartner schnell zu erstellen und bei Nachfragen jederzeit Auskunft dazu zu geben, ist hierbei ein entscheidender Service-Vorteil, um sich als Energieversorger vom Wettbewerb abzusetzen. Allerdings nutzen branchenübergreifend bisher erst rund 30 % der Unternehmen eine digitale Lösung für ihr Vertragsmanagement, wie die Marktstudie ECM Insights 2020* herausfand. Energieversorger sind dabei keine Ausnahmen. Von ihnen geben 75 % an, dass Verwaltungsprozesse wie Rechnungseingang, Vertragsmanagement und Archivierung an erster Stelle ihrer Digitalisierungsagenda stehen und damit weit vor der Digitalisierung von Netzanschluss- und Abrechnungsprozessen.

Die Nachfrage nach digitalem Vertragsmanagement ist in den letzten Monaten besonders signifikant gestiegen. Unternehmen reagieren damit auf die veränderte wirtschaftliche Lage, die sich auf die Geschäftsbeziehungen auswirkt: Der Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft (BDEW) meldet, dass der Stromverbrauch über das gesamte Jahr 2020 hinweg gegenüber dem Vorjahr um 4 % gesunken ist. Der pandemiebedingte sinkende Absatz verlangt Anpassungen bei bestehenden Verträgen mit Lieferanten und auch die Gestaltung neuer Verträge verändert sich, weil Risiken anders bewertet und vertraglich entsprechende Vorkehrungen getroffen werden. Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Versorger solche Anpassungen wesentlich schneller umsetzen sowie Fristen und Verbindlichkeiten sicherer einhalten. Und nicht zuletzt stellen sie mit einer solchen digitalen Lösung sicher, dass ihre Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten und ihre Gesundheit schützen können.

Wie dringend Unternehmen ein digitales Vertragsmanagement brauchen, um in der aktuellen wirtschaftlichen Lage weiterhin handlungsfähig zu bleiben und Risiken zu reduzieren, zeigt auch der Wunsch nach einer möglichst schnell einsetzbaren Lösung. Das Doxis4 Vertragsmanagement der SER Group ist seit langem eine Lösung, die alle wichtigen Standardfunktionen enthält und die Unternehmen innerhalb kürzester Zeit selbst betreiben können.

Die vorkonfigurierten, fachlichen Bestandteile lassen sich direkt einspielen und produktiv nutzen. Über die webbasierte Lösung können Unternehmen ihren Mitarbeitern so nicht nur schnell mobiles Arbeiten ermöglichen. Sie stellen auch sicher, dass sie zeitnah zahlreiche Risiken minimieren sowie Prozesse transparenter und effizienter abbilden. Das geht natürlich auch in der Cloud, wodurch Unternehmen den weiteren Vorteil haben, dass sie sich nicht selbst um die Infrastruktur kümmern müssen und die Lösung als Software-as-a-Service sofort nutzen können.

Ein modernes digitales Vertragsmanagement erleichtert das Verwalten und Steuern von Verträgen u. a. durch einheitlich strukturierte Akten, Such- und Ablagefunktionen, Versionsmanagement sowie Workflows und Fristenerinnerungen. Auf dieser Grundlage können Unternehmen ihre Verträge von überall aus strukturiert verwalten, zentral darauf zugreifen sowie Abstimmungen schnell und transparent steuern. Das operative Risiko durch nicht auffindbare Verträge, veraltete Vertragsversionen sowie lang andauernder Freigaben und verpasste Vertragsfristen wird so reduziert. Vor allem die Workflow-basierte Vertragsabstimmung ist eine wichtige Voraussetzung, um Entscheidungen schnell treffen und Geschäftsbeziehungen eingehen bzw. anpassen zu können. Mit der Lösung der SER Group lassen sich Geschäftspartner zudem über einen sicheren virtuellen Projektraum direkt in diesen Prozess einbeziehen: Sie erhalten alle Unterlagen, damit verbundene Aufgaben und Fristen und können direkt digital mit einer eSignatur unterzeichnen. Denn wenn der ganze Vertragslebenszyklus samt aller Abstimmungsprozesse digital abgebildet wird, sollte auch durch eine Unterschrift kein Medienbruch entstehen. Die meisten Unternehmen nutzen bereits entsprechende eSignatur-Software wie z. B. DocuSign, Xitrust, Openlimit oder AdobeSign und können sie über vorhandene Schnittstellen einfach in die Vertragsmanagement-Lösung einbinden. So lassen sich Verträge in drei Minuten auch digital rechtsgültig unterzeichnen.

Mit einem digitalen Vertragsmanagement schaffen Unternehmen die Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeiter von überall aus Verträge erstellen, prüfen und abstimmen können. Das ist eine wichtige Grundvoraussetzung, um hybride Arbeitsmodelle umzusetzen und so gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, wie z. B. die Homeoffice-Verordnung. Unabhängig davon sind Energieversorger generell daran interessiert, ihre Digitalisierung voranzutreiben, damit sie digitale Kunden-Services anbieten, Prozesse verschlanken und Ressourcen sparen sowie schneller auf veränderte Marktbedingungen reagieren können. Das Vertragsmanagement ist ein guter Einstiegspunkt, auf dem sich aufbauen lässt. Denn für eine erfolgreiche Digitalisierung müssen Geschäftsprozesse durchgehend digitalisiert werden und ineinandergreifen. Erst wenn dies erfolgt ist, können auch neue Technologien zum Tragen kommen und z. B. Prozesse durchgehend automatisiert oder durch Künstliche Intelligenz unterstützt werden. Hierfür ist es von Vorteil, wenn das Vertragsmanagement nicht nur eine Einzellösung ist, sondern auf Basis einer Enterprise Content Management (ECM)-Plattform umgesetzt wird. Im Fall von Doxis4 umfasst die ECM-Plattform vielfältige Lösungen für ein umfassendes intelligentes Informationsmanagement, die sich flexibel kombinieren lassen: Dazu zählen z. B. Dokumenten- und Prozessmanagement, Collaboration, Enterprise Search, aber z. B. auch die intelligente Inhaltsanalyse mittels Künstlicher Intelligenz. So können Unternehmen mit einer Lösung wie dem Vertragsmanagement starten und von dort aus weitergehen: Beispielsweise den Rechnungs- und Posteingang automatisieren, digitale Personal-, Lieferanten und Kundenakten einführen und so Schritt für Schritt ihr gesamtes Informations- und Prozessmanagement optimieren.

www.sergroup.com